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SEPTEMBRE 2022
L’adresse de notre site est : https://physiotherapiebeauport.com.
POUR LES SERVICES DISPENSÉS PAR PHYSIOTHÉRAPIE BEAUPORT INC.
En conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, notre entreprise nomine Madame Marylène Bédard à titre de responsable de la protection des renseignements personnels.
En tant que responsable, madame Bédard s’assurera que les meilleures pratiques en matière de gestion des renseignements personnels soient toujours en vigueur au sein de notre entreprise.
C’est également en ses qualités de responsable de la protection des renseignements personnels que madame Marylène Bédard, recevra et honorera toutes demandes d’accès, de rectification ou de désindexation des renseignements personnels provenant d’un client ou d’un employé de notre entreprise.
En tout temps, il est possible de la contacter aux coordonnées suivantes :
Marylène Bédard
Responsable de la protection des Renseignements personnels
Physiothérapie Beauport inc.
A235-3333 rue du Carrefour, Québec, Qc, G1C 5R9
physio.beauport@vidéotron.ca
418-666-0275
POUR LES SERVICES DISPENSÉS CHEZ PHYSIOTHÉRAPIE BEAUPORT INC.
Physiothérapie Beauport inc. accorde une haute importance au respect de votre vie privée.Nous prenons action pour la protection et la confidentialité des renseignements personnels (RP) que nous collectons et conservons.
Le présent formulaire vise à obtenir votre consentement éclairé et à vous informer des renseignements personnels qui sont collectés, communiqués et de la conservation de ceux-ci.
La collecte et conservation des RP peut se faire au moyen des technologies de l’information et de la communication (TIC) tout comme lors d’échanges verbaux avec le personnel de l’entreprise.
Cette collecte a pour but premier de vous identifier adéquatement, de vous rejoindre et de vous offrir des services sécuritaires et adaptés à votre condition de santé. Les renseignements collectés sont :
Renseignement d’identification
Motif de consultation
Historique médical
Renseignements sur les communications avec vous
Les RP sont à la fois collectés et/ou conservés dans un dossier client papier et dans un logiciel permettant d’assurer une bonne traçabilité des services rendus et des accès à vos RP par les membres de notre entreprise. Notre entreprise a vérifié que ces fournisseurs logiciels hébergent vos RP sur le territoire canadien.
Le personnel de notre entreprise ayant besoin de vos RP dans le cadre de leur emploi.
Un fournisseur de service de notre entreprise ayant besoin de vos RP dans le cadre de la prestation de service.
Le tuteur légal d’une personne de moins de 14 ans.
La police ou une autre autorité compétente, si la loi le requiert.
Dans le but de favoriser la collaboration entre les différents membres de notre équipe et les personnes ou entités œuvrant à l’extérieur de notre entreprise, nous utilisons les TIC en conformité avec les lois et règlements présentement en vigueur au Québec.
Chez Physiothérapie Beauport inc. vos RP peuvent être communiqués via certains logiciels de communication afin de pouvoir échanger avec vous, entre collègues ou avec des personnes ou des entités œuvrant à l’extérieur de notre entreprise. Aucun réseau social ne sera utilisé pour communiquer des RP, pour des raisons légales et déontologiques.
De par la nature des communications via les TIC, il existe un risque inhérent que vos RP puissent être interceptés lors d’une communication initiée par vous ou par le personnel de l’entreprise.
C’est pourquoi notre entreprise communiquera seulement le strict minimum en ce qui a trait à vos RP et le fera toujours en respect du présent consentement.
Bien que notre entreprise emploie les mesures nécessaires pour réduire au maximum les risques liés à la communication de RP à destination ou en provenance de notre personnel, elle ne peut pas garantir l’absence de risques lors de ces communications.
Notre entreprise pourrait être appelée à communiquer certains de vos RP pour assurer le bon fonctionnement de ses opérations.
Lorsqu’une telle situation se présente, notre entreprise s’engage à faire signer à ce tiers un contrat de confidentialité afin de s’assurer que vos RP possèdent le même niveau de sécurité chez ce tiers qu’au sein de notre entreprise.
Si une autre tierce personne demande que lui soit communiqué certains de vos RP, nous vous demanderons votre consentement avant de procéder, en mettant à jour la liste des personnes énumérées à la fin de ce consentement.
Si vous désirez enregistrer vos communications avec Physiothérapie Beauport inc. pour les visionner de nouveau dans le futur, vous devez d’abord avoir le consentement de notre personnel. En contrepartie, notre entreprise s’engage à ne jamais enregistrer les communications effectuées avec vous sans votre consentement, ni à communiquer ces enregistrements avec quiconque sans votre consentement.
Bien qu’il soit possible pour notre personnel de réaliser des services à distance en télésanté, certaines limites existent.
Notre entreprise s’assurera que tout service fourni à distance permettra d’atteindre une qualité de service. Si notre personnel juge qu’une rencontre en personne est plus appropriée et bénéfique pour vous, il vous en informera et vous invitera à prendre rendez-vous en présentiel.
Vous êtes en droit d’accéder à vos RP et d’exiger une rectification s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte ou leur conservation n’est pas autorisée par la loi ou par ce consentement. Pour ce faire, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, Madame Marylène Bédard.
Il est à noter que notre entreprise peut toutefois refuser cette rectification si elle contrevient aux lois et règlements applicables en la matière. Nous vous fournirons alors le justificatif complet menant à ce refus.
L’accessibilité à vos RP est protégé au moyen d’un identifiant unique et d’un mot de passe possédé par chacun des membres de notre personnel. Nous sommes donc en mesure d’obtenir la liste complète des accès, consultations, modifications et partages de vos renseignements, ce qui nous permet de surveiller et détecter les problèmes ou les accès non autorisés à vos RP par le biais d’audit.
Les dossier client papier sont conservés dans un classeur sous clé. Les dossiers clients ne sortent jamais de l’entreprise pour aucun motif.
Vos renseignements personnels seront conservés pendant une durée d’au minimum de 5 ans suivant la dernière activité, soit le dernier achat ou service rendu par notre entreprise, tel que prescrit par nos obligations légales. Ils seront ensuite détruits de façon sécuritaire.
Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à la collecte, à la conservation et la communication de vos RP en communiquant avec notre responsable de la protection des RP.
Nonobstant ce qui précède, notre entreprise pourrait devoir conserver certains de vos RP pendant la période prescrite par ses obligations déontologiques.
Si vous avez une question ou des commentaires relatifs à ce consentement, n’hésitez pas à vous référer à notre responsable de la protection des renseignements personnels, Madame Marylène Bédard.
Madame Marylène Bédard
physio.beauport@videotron.ca
418-666-0275
En sollicitant les services de Physiothérapie Beauport, vous confirmez consentir aux éléments mentionnés précédemment.
Je déclare avoir lu et compris l’ensemble des dispositions en lien avec la collecte et la conservation de mes renseignements personnels (RP).
Je consens de façon libre et éclairée à la collecte et à la conservation de mes RP tant que je serai client, et pour la période mentionnée ci-haut.
PAR PHYSIOTHÉRAPIE BEAUPORT INC.
OBJET : Demande d’accès à mes renseignements personnels
Madame Marylène Bédard,
En vertu du droit que me confère l’article 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, je désire accéder à la liste des renseignements personnels collecté, conservés, consultés ou communiqués au sujet de ma personne par Physiothérapie Beauport inc.
Plus précisément (veuillez cocher tous les choix qui s’appliquent à votre situation):
Une copie de mon dossier client
Une copie de mon dossier employé
Une copie de mon consentement à la consultation et à la communication de mes RP
Une copie de mon consentement à la collecte et à la conservation de mes RP
Une copie du registre des renseignements personnels à mon sujet
Une copie du registre des incidents de confidentialité à mon sujet
Autre _____________________________
Je suis conscient(e) que votre entreprise possède, à partir de la réception de cette demande d’accès, 30 jours pour y répondre. Si je n’ai pas eu de réponse d’ici les 30 prochains jours, cette demande sera considérée comme refusée, et je pourrai alors initier des démarches auprès de la Commission d’accès à l’information (CAI).
Je suis aussi conscient(e) que des frais minimaux peuvent m’être exigés pour que votre entreprise puisse produire une copie de ces documents.
Vous en remerciant à l’avance, je vous prie d’agréer mes salutations distinguées.
Signature du demandeur____________________________
Nom complet du demandeur____________________________
Date____________________________
Adresse____________________________
Numéro de téléphone du demandeur____________________________
Adresse courriel du demandeur ____________________________
Physiothérapie Beauport inc. A235-3333 rue du Carrefour, Québec, Qc, G1C 5R9
